Wzrost znaczenia pracy hybrydowej i zdalnej oznacza, że profesjonaliści coraz częściej komunikują się pisemnie. Musimy pisać na tematy złożone i drażliwe, o których wcześniej rozmawialibyśmy osobiście. Mocne umiejętności pisania biznesowego są kluczem do sukcesu: pozwalają nam pisać jasno, zwięźle i dyplomatycznie.
To nie jest łatwe. Pomoc jest jednak na wyciągnięcie ręki. Postępuj zgodnie z naszym czteroetapowym procesem pisania, aby opanować nawet najbardziej złożone i wymagające wiadomości, zaangażować czytelników i udoskonalić swój profil zawodowy.
Rozwój pracy hybrydowej i zdalnej zmienił sposób, w jaki komunikujemy się w miejscu pracy. Częściej zapisujemy wszystko – nawet najbardziej drażliwe i złożone tematy. Profesjonaliści wysyłają teraz e-maile na tematy, o których kiedyś rozmawialiby osobiście.
Chociaż wielu z nas rozwinęło umiejętności wywierania wpływu, angażowania się i komunikowania trudnych komunikatów twarzą w twarz, komunikacja pisemna dodaje inny wymiar: nasi czytelnicy nie słyszą naszego tonu ani nie widzą naszej mowy ciała. Co więcej, komunikaty można przeczytać ponownie, przesłać dalej i opublikować.
Jak dużą masz pewność w przekazywaniu złożonych lub wrażliwych informacji na piśmie? Czy możesz wpływać na różnych odbiorców?
Czytaj dalej, aby poznać prosty, czteroetapowy proces, który pomoże Ci zrozumieć kluczowe przesłania i przekazywać je w sposób jasny, zwięzły i dyplomatyczny. Opanowanie zaawansowanych umiejętności pisania tekstów biznesowych zapewni Ci wiarygodność i pewność siebie oraz umożliwi nawiązanie kontaktu z czytelnikami.
Krok 1: Postaw się w sytuacji czytelników
Przekazywanie złożonych lub wrażliwych informacji wymaga empatii. To, o czym piszesz, ma wpływ na to, co i jak komunikujesz. Zanim zaczniesz, poświęć trochę czasu na zrozumienie potrzeb odbiorców. Zapytaj siebie: Jak dostosować komunikaty, aby były zrozumiałe?
Pisz dla laików
Pamiętaj, że nie każdy rozumie Twój specyficzny żargon lub terminy techniczne: „Musimy mierzyć transfer wiedzy”. Dla osób niebędących ekspertami stwierdzenie „Musimy mierzyć, jak dobrze pracownicy wykorzystują nabyte umiejętności…” jest znacznie łatwiejsze do zrozumienia.
Użyj odpowiedniej ilości szczegółów
Być może posiadasz dużą wiedzę na temat pomiaru braków w umiejętnościach, ale menedżerowie biznesowi mogą słyszeć o tym po raz pierwszy. Upewnij się, że podałeś szczegółowe informacje, które muszą znać, zwłaszcza jeśli muszą uzyskać dalsze informacje i podjąć działania.
Być może będziesz musiał przekazać poufne informacje, które mogą zostać negatywnie odebrane przez czytelnika. Zastanów się nad podaniem większej liczby szczegółów, wyjaśnieniem sposobu myślenia, procesów lub danych stojących za decyzjami, aby pomóc czytelnikom je zrozumieć i zaakceptować.
Wybierz najlepszy format
Czy raportujesz ROI ze szkoleń zespołowi ds. nauki i rozwoju oraz zapracowanym menedżerom biznesowym? Czy potrzebują tego samego formatu? Dopasuj typ dokumentu do grupy docelowej. Podczas gdy zespół ds. nauki i rozwoju będzie potrzebował pełnego raportu, menedżerowie biznesowi raczej przeczytają jednostronicowy raport.
Krok 2: Przefiltruj swoją wiadomość pod kątem prostoty i zapamiętywania
Jak sprawić, by złożone wiadomości zapadły w pamięć? Staraj się, aby były proste, jasne i zwięzłe. Łatwiej powiedzieć niż zrobić? Dzięki praktyce możesz opanować doskonalenie ogólnego przekazu. Oto jak:
Zidentyfikuj „tę jedną rzecz”
Ask yourself: Jaka jest jedna rzecz, którą chcę, aby czytelnicy zrozumieli i z niej wynieśli ?
W przypadku dłuższych wiadomości liczba „jednych rzeczy” może wzrosnąć. Aby zidentyfikować najważniejsze przesłania, rozważ:
- Co już wiedzą?
- Co muszą wiedzieć?
- Co chcą wiedzieć?
Używaj spójnych słów kluczowych
Zidentyfikuj i użyj popularnych słów lub wyrażeń, aby Twoja wiadomość została zapamiętana.
- Przeprowadź szybkie wyszukiwanie słów kluczowych, aby zobaczyć, co jest obecnie popularne.
- Użyj analizatora tekstu online lub generatora chmur słów, aby skanować dokumenty pod kątem powtarzających się terminów.
- Utwórz listę słów i terminów opisujących kluczowe pojęcia i trzymaj się ich.
Doprecyzuj informacje
Aby zidentyfikować „istotę” i „kluczowe terminy” Twojej wiadomości:
- Zacznij od zidentyfikowania głównych idei lub kluczowych przesłań
- Opisz każde w jednym zdaniu do 30 słów
- Napisz je jeszcze raz, używając 20 słów
- Następnie użyj 10 słów
- Następnie użyj 5 słów
Powtórz ćwiczenie, mając na uwadze różnych czytelników/odbiorców, aby sprawdzić, czy się zmienią, zanim udoskonalisz komunikację.
Krok 3: Spraw, aby Twoje wiadomości były angażujące
Zacznij z wizją końcową
Aby od początku zaangażować czytelników, zastanów się, czego potrzebujesz lub chcesz, aby myśleli, czuli i robili. Zwróć się do ich WIIFM (co to dla mnie oznacza?), skupiając wokół nich treść i komunikując ją na początku. W ten sposób odbiorcy uznają Twoje dokumenty za bardziej atrakcyjne.
Użyj strukturyzacji strategicznej
Prezentując nowe lub złożone koncepcje, należy uwzględnić znajome (znane) informacje przed nieznanymi (nowymi). Utwórz między nimi powiązania, aby pomóc czytelnikom je zrozumieć.
Pierwszy i ostatni: Wykorzystaj psychologiczny „efekt pozycji seryjnej”: ludzie mają tendencję do zapamiętywania pierwszej i ostatniej pozycji, którą przeczytali. Umieść najważniejsze przesłania na początku i na końcu każdej sekcji dokumentu.
Pisząc poufne wiadomości, umieść wyjaśnienie lub szczegół przed wiadomością lub decyzją. To przygotowuje czytelnika i zwiększa jego skłonność do przyjmowania trudnych komunikatów.
Dostosuj swój styl pisania
Dostosuj treść, strukturę i styl pisania do czytelników oraz kontekstu. Zadaj sobie pytanie, czy ich idealna komunikacja jest:
- kompleksowa, szczegółowa, dokładna i wiarygodna,
- osobista, konwersacyjna, nieformalna i ciepła,
- jasna, liniowa, konkretna i skoncentrowana na zadaniu, czy
- bezpośrednia, zwięzła, skoncentrowana i istotna
Możesz także dostosować swój styl do różnych typów dokumentów. Raport może być bardziej kompleksowy, szczegółowy, dokładny i wiarygodny. Jednak e-mail z konstruktywną informacją zwrotną może być bardziej osobisty, konwersacyjny i ciepły.
Krok 4: Edytuj swoje wiadomości
Pierwszy szkic u nikogo nie jest idealny. Redakcja jest zawsze niezbędnym etapem pisania biznesowego. Jest to szczególnie ważne, jeśli Twoje wiadomości są złożone, poufne lub wrażliwe. Jeśli to możliwe, pisz i poprawiaj przez kilka dni. Kiedy dajesz czas na rozwinięcie swoich pomysłów, dajesz sobie szansę na jaśniejsze pisanie.
Postępuj zgodnie z tym niezbędnym procesem edycji:
Usuń zbędne punkty
Usuń niepotrzebne informacje, powtórzenia i „wypełniacze”.
Skróć długość zdań
Skróć zdania zawierające więcej niż 20 słów. Przefiltruj je do jednej głównej idei.
Używaj jasnego języka
Czy używałeś prostego, codziennego języka? Pomoże to czytelnikom zrozumieć i zachować informacje. Szczególnie dla obcokrajowców.
Sprawdź swój ton
Jeśli Twoje wiadomości są wrażliwe lub poufne, sprawdź, czy zostały napisane obiektywnie i dyplomatycznie. Pamiętaj, że Twoje wiadomości można czytać wielokrotnie i przekazywać dalej. Nie pisz niczego, czego nie powiedziałbyś swoim czytelnikom osobiście.
Ostatnia rzecz
Zanim naciśniesz „wyślij” i zaczniesz udostępniać to, co napisałeś, wykonaj ostatni krok. Przeczytaj to głośno. To może wydawać się proste. Ale często jest to pomijane. Czytając na głos swoje teksty, łatwiej znajdziesz obszary wymagające poprawy.
Nadawanie priorytetu własnemu procesowi uczenia się, zwłaszcza pisanie po angielsku w biznesie, pomoże Ci stać się bardziej wpływowym i wiarygodnym profesjonalistą. Dziś i na przyszłość.
Dzięki ponad 80-letniemu doświadczeniu w pracy w ponad 100 krajach na 6 kontynentach, mamy niezrównane doświadczenie w nauczaniu języka angielskiego. Dowiedz się więcej o tym, jak działa nasz kurs umiejętności komunikacyjnych w języku angielskim w biznesie może pomóc Ci przenieść umiejętności pisania na wyższy poziom